Die 7 besten Tipps für die Büroorganisation

Wenn Sie ein Büro betreten, das von Papierstapeln, überladenen Kabeln und unnötigen Dingen überschwemmt ist, fühlen Sie sich auch von der Arbeit überfordert und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. Das erhöht den Stress, verringert Ihre Produktivität und beeinträchtigt auf Dauer Ihr allgemeines Wohlbefinden. In einem sauberen, aufgeräumten Arbeitsbereich können Sie sich dagegen leichter auf Ihre Aufgaben konzentrieren und haben das Gefühl, die Kontrolle zu haben. Die Büroorganisation sollte nicht lange dauern – vor allem nicht länger als die Zeit, die Sie jeden Tag durch die Unordnung verlieren. Um diesen Organisationsprozess so effektiv wie möglich zu gestalten, sollten Sie zu Beginn einen vernünftigen Plan für alles erstellen, was Sie tun müssen.

Orientieren Sie sich dabei an den folgenden Tipps für die Büroorganisation:

Trennen Sie sich von allem, was Sie nicht brauchen

Wir alle bewahren Dinge auf, weil wir sie eines Tages brauchen könnten. Doch die einzige Rolle, die sie über Monate und Jahre hinweg spielen, besteht darin, unseren Raum physisch und visuell zu verunreinigen.

Bringen Sie die Dinge, die Sie brauchen, an den richtigen Platz

Bringen Sie die Dinge, die Sie an einem unpassenden Ort abgelegt haben, wieder an ihren Platz. Wenn Sie sie im Büro suchen müssen, wird Ihre Zeitverschwendung zunehmen. Sortieren Sie die Gegenstände, anstatt sie reflexartig in eine Schublade zu stecken. Ordnen Sie die Gegenstände je nach Kategorie mit Hilfe von Aufbewahrungsboxen, Aktenordnern und Behältern, damit Sie immer wissen, wo sich Ihr Büromaterial befindet.

Definieren Sie „Zonen“ für verschiedene Aspekte Ihrer Arbeit

Ihr primärer Arbeitsbereich ist Ihr Schreibtisch, aber Sie haben auch einen Bereich, in den Sie für gewöhnlich gehen (z. B. Ihre Aktenschränke), sowie einen Versorgungsbereich (mit verschiedenen Schränken, Regalen oder Schubladen). Ordnen Sie die Gegenstände nach der Häufigkeit ihrer Verwendung. Dinge, die Sie häufig benutzen, sollten Sie in der Nähe Ihres Hauptarbeitsplatzes aufbewahren.

Beschriftung ist ein wichtiger Schritt

Wählen Sie ein gutes Etikettiergerät und verpflichten Sie sich, Ihr Büro zu beschriften. Beschriftete Regale, Schränke, Kästen und Schubladen beschleunigen den Arbeitsablauf erheblich. Aber beschränken Sie sich nicht nur auf den physischen Raum, sondern setzen Sie die Beschriftung auch im digitalen Raum, d. h. auf Ihrem Computer, fort. Sortieren Sie die Dateien nach Projekten in Ordnern. Legen Sie außerdem Unterordner für verschiedene Projektphasen an: für Entwürfe und Endfassungen.

Gestalten Sie Ihren Arbeitsbereich anregend

Wählen Sie Zubehör, das nicht nur effizient ist, sondern auch Ihren Augen schmeichelt. So machen Sie Ihren Arbeitsbereich unverwechselbar. Platzieren Sie das Zubehör an einem festen Platz auf Ihrem Schreibtisch, damit Sie sich nicht umsehen müssen, wenn Sie es brauchen.

Papierverschwendung reduzieren – Produktivität steigern

Für Dinge, die Sie nicht auf Papier ausdrucken müssen, wie z. B. verschiedene Notizen, verwenden Sie Apps wie Evernote, Google Keep oder OneNote. Diese Cloud-basierten Apps synchronisieren Ihre Notizen zwischen den von Ihnen verwendeten Geräten. Sie können von überall aus auf Ihre Notizen zugreifen und sie leicht durchsuchen.