7 consigli per l’organizzazione dell’ufficio

Quando entri in un ufficio invaso da pile di scartoffie, cavi ingombri e cose inutili, anche tu ti senti sopraffatto dal lavoro e non sai da dove cominciare. Questo aumenta lo stress, riduce la tua produttività e, a lungo andare, influisce sul tuo benessere generale. Al contrario, in uno spazio di lavoro pulito e organizzato, ci si può concentrare più facilmente sui compiti e avere un senso di controllo. Organizzazione dell’ufficio non dovrebbe richiedere molto tempo – soprattutto non più del tempo che si perde ogni giorno a causa della disorganizzazione. Per rendere questo processo di organizzazione il più efficiente possibile, iniziate a fare un piano razionale di tutto ciò che dovete fare.

Per una guida, date un’occhiata ai seguenti consigli per l’organizzazione dell’ufficio:

Sbarazzati di tutto ciò che non ti serve

Tutti conserviamo le cose “perché un giorno potrebbero servirci”. Eppure l’unico ruolo che svolgono per mesi e anni è quello di contaminare fisicamente e visivamente il nostro spazio.

Metti le cose che ti servono al posto giusto

Rimettete al loro posto le cose che avete lasciato al loro posto. Se dovete cercarli in ufficio, la vostra perdita di tempo aumenterà. Ordina gli oggetti invece di metterli di riflesso in un cassetto. A seconda della categoria di articoli, organizzali con scatole, cartelline e cestini, così saprai sempre dove sono le tue forniture per l’ufficio.

Definire “zone” per i diversi aspetti del tuo lavoro

Il tuo spazio di lavoro principale è la tua scrivania, ma hai anche una zona dove il tuo lavoro ti porta di solito (per esempio, dove sono i tuoi schedari), e una zona per le forniture (con diversi armadi, scaffali o cassetti). Organizza gli oggetti in base a quanto spesso li usi. Gli oggetti che usi frequentemente dovrebbero essere tenuti vicino al tuo spazio di lavoro principale.

L’etichettatura è un passo essenziale

Scegliete una buona etichettatrice e impegnatevi a etichettare il vostro ufficio. Scaffali, armadi, bidoni e cassetti etichettati accelereranno notevolmente il vostro flusso di lavoro. Ma non soffermatevi sullo spazio fisico; continuate ad etichettare nello spazio digitale – sul vostro computer. Ordina i file per progetto in cartelle. Crea anche delle sottocartelle per le diverse fasi dei progetti: per le bozze e le versioni finali.

Rendi il tuo spazio di lavoro stimolante

Scegliete accessori che siano efficaci ma anche piacevoli alla vista. In questo modo, il vostro spazio di lavoro sarà inconfondibilmente vostro. Posiziona gli accessori in un posto fisso sulla tua scrivania in modo da non doverti guardare intorno quando ne hai bisogno.

Ridurre lo spreco di carta – aumentare la produttività

Per le cose che non hai bisogno di stampare su carta, come le note varie, usa applicazioni come Evernote, Google Keep o OneNote. Queste applicazioni basate su cloud sincronizzano le tue note tra i dispositivi che usi. Puoi accedere ai tuoi appunti da qualsiasi luogo e cercarli facilmente.